業務上、保存しなくてはならない書類は多く、あっという間に書類が増えて、保管場所がない!と、お困りではありませんか?

それぞれの書類は、法律により保存期間が定められていています。法律上期限が決まっているもので主なものをご紹介します。

 

<2年間>

文書名

起算日

雇用保険に関する書類 その適用事務所を退職等した日
健康保険・厚生年金保険に関する書類 その適用事務所を退職等した日

 

<4年間>

文書名

起算日

雇用保険の被保険者に関する書類 その適用事務所を退職等した日

 

<5年間>

文書名

起算日

従業員の身元保証書 作成日
一般健康診断個人票 作成日

 

<7年間>

文書名

起算日

取引に関する帳簿(仕訳帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳など)(※) 帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度の終了の日の翌日から2ヵ月を経過した日
決算に関して作成された書類(会社法で10年保存が義務付けられている書類以外) 帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度の終了の日の翌日から2ヵ月を経過した日
給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書 法定申告期限
給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書 課税関係終了の日
源泉徴収簿 法定申告期限

※「帳簿」については H20.4.1以後に終了した欠損事業年度:9年
H30.4.1以後に終了した欠損事業年度:10年に延長

<10年間>

文書名

起算日

株主総会議事録(本店据え置き分。支店据え置き分はその謄本を5年間保存) 株主総会の日
取締役会議事録 取締役会の日
監査役会議事録 監査役会の日
計算書類及び付属明細書(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表) 作成した時
会計帳簿および事業に関する重要書類(総勘定元帳、各種補助簿) 帳簿閉鎖の日

 

以上の保存期間はあくまで「法律上最低限度の期間」を定めたものになります。

書類作成の時から、いつまで保存しておくかは、この期間を考慮して会社ごとにルールを作り、書類の破棄時期別に書類を管理していくことが効率的です。また、ペーパーレス・省スペースのための電子帳簿保存をお考えの方はアルファ税理士法人までご相談ください!